¿Qué es un plan logístico de eventos?

La fórmula para que un evento tenga éxito depende de la combinación de varios aspectos, entre ellos está la logística, que interviene en las distintas etapas de su desarrollo y planificación. 

Para conocer más sobre el plan logístico de eventos, cómo diseñarlo y cuál es su importancia, te invitamos a que leas el siguiente post. 

¿Qué es un plan logístico?

Todos los eventos necesitan de un plan logístico. El término se refiere a la técnica que combina las acciones de planificación y gestión de los medios necesarios para que la actividad cumpla las expectativas planteadas. 

Su aplicación busca mejorar la productividad y garantizar procesos eficientes que funcionen a bajo costo, utilizando recursos de calidad. 

Cómo hacer un plan de logística

La logística abarca el trabajo conjunto con los organizadores de la actividad para coordinar el transporte, el despacho de aduanas, la manipulación en el sitio y el almacenamiento, entre otros. 

Comprende las siguientes etapas:

La logística abarca el trabajo conjunto con los organizadores de la actividad para coordinar el transporte, el despacho de aduanas, la manipulación en el sitio y el almacenamiento, entre otros. 

Comprende las siguientes etapas:

Programación.

• Definir el programa del evento, horarios y participantes.
• Elaborar checklists para cada una de las áreas, de manera que los grupos de trabajo conozcan sus tareas y objetivos.
• Realizar un presupuesto con base a los gastos proyectados y costos de lo necesario para el desarrollo del plan.
• Seleccionar y capacitar al personal que trabajará en el área operativa.
• Finanzas.
• Pagos a proveedores.
• Gastos de viáticos y fletes.
• Considerar el pago de alojamiento, traslados internos para participantes.

El almacenamiento.

• Es uno de los principales sectores donde se aplica la logística. En el caso de eventos en los que se manejan altas cantidades de materiales, es básico contar con un almacén organizado que permita tener la vigilancia del stock. 
• También es pertinente conocer la trazabilidad de todos los materiales, lo que incluye disponibilidad y control de calidad por si hay que hacer sustituciones o reparaciones. 

Embalaje.

En esta etapa es importante tomar en cuenta el mantenimiento, seguridad y calidad de la mercancía o producto.

Asimismo, hay que evaluar lo referente a los reglamentos internacionales del servicio de embalaje, cumplimiento de las normativas sanitarias, transporte y conservación del producto. 

• Revisión de artículos prohibidos.

 Es importante no trasladar mercancía prohibida o restringida por las empresas de transporte. Esto ayudará a evitar retrasos en la entrega.

• Despacho de aduanas.

 Si requieres de un envío de material o stands para eventos fuera del país, es importante recordar que las mercancías deben pasar por el proceso de despacho de aduanas. Es necesario completar las gestiones oportunas en aduanas para el comercio internacional y así poder agilizar todo el trámite de logística sin ningún retraso por temas burocráticos.

El transporte de mercancías.

Para que se lleve a cabo de forma eficiente es indispensable realizar una planificación que refleje los tiempos de producción propios y de los proveedores.

Un buen plan de logística para eventos debe contemplar que los materiales no se dañen durante su transporte.

Otro punto, que no hay que olvidar y que es fundamental para entender con exactitud cómo funciona y para qué sirve la logística. Es necesario realizar correctamente el marcaje, ya que evita las confusiones a la hora de su entrega o montaje. Adicionalmente, hay que prever los posibles inconvenientes en la descarga de los materiales, tales como accesos y horarios limitados. 

En los últimos años todo este proceso se ha hecho más complejo por la gestión de devoluciones y trámites que no existían hace años, para ello te recomendamos consultar nuestro post sobre la logística inversa.

El transporte de personas.

 Implica la verificación de la disponibilidad de alojamiento y el traslado de los equipos. 

A la hora de seleccionar el hospedaje hay que evaluar los criterios como la cercanía al espacio del evento, para así evitar traslados extras y una mayor comodidad de los trabajadores ligados a la actividad. 

Para que el plan de logística funcione sin ningún tipo de problemas es necesario hacer lo correspondiente para que todo esté listo antes de la actividad.

Después de verificar varias veces lo escrito en el plan de logística para el evento, intenta que el personal involucrado duerma bien la noche anterior, ya que el día de la actividad puede ser estresante y debe estar preparado para lo que ocurra. 

La logística como elemento para el éxito de un evento

La planificación de la logística de un evento es sinónimo de control y organización. 

Para que la actividad alcance el nivel de éxito que esperas, es fundamental anticiparse a los probables cambios de última hora, ya sean antes, durante o después y así aplicar de forma eficiente las alternativas adecuadas. 

La regla de oro es utilizar una lista de verificación de la logística, solo de este modo se evita olvidar cualquier detalle, por mínimo que sea. 

En KENSA Logistics podemos cubrir las necesidades logísticas de eventos tales como exposiciones, congresos, convenciones, exhibiciones, ferias, conciertos, rodajes, actividades deportivas, así como roadshows o jornada itinerante en la que se promociona una marca determinada; en los que se requiera de gestión de embalajes, almacenamientos, transporte, despachos aduanales, todo bajo nuestros criterios de experiencia.